روابط عمومی قلب تپنده و آینه تمام‌نمای سازمان است بطوریکه کارشناسان معتقدند که مهمترین کارکرد روابط عمومی در عصر ارتباطات، استفاده از شیوه های رسانه ای برای ایجاد اعتماد دوطرفه بین مسئولان و مردم است که تحقق آن نیاز به درک درست از مفهوم روابط عمومی دارد.
اهمیت روابط عمومی و نقش ارتباطات در جامعه امروز به حدی است که 27 اردیبهشت ماه برابر با 17 می هر سال ‘روز جهانی ارتباطات و روابط عمومی ‘ نامگذاری شده است. در واقع اطلاع رسانی شفاف و اعلام وضعیت سازمان در سطح جامعه و افکار عمومی برعهده روابط عمومی است .
* روابط عمومی یعنی چه؟
مفهوم روابط عمومی در یک نهاد دولتی یا عمومی به خوبی درک نشده و به آن به عنوان یک واحد مانند دیگر واحدها در یک سازمان نگریسته می شود.
دکتر رضاموقر، صاحبنظر در حوزه ارتباطات و پژوهشگر مرکز مطالعات استراتژیک گفت: روابط عمومی یعنی قدرت ارتباط و متولیان روابط عمومی قدرت ارتباط نداشته باشد، ارتباط تعطیل است.
وی ادامه داد: امروز روابط عمومی ها در جایگاه واقعی خود نیستند و بیشتر آنها بصورت سنتی و با شیوه های گذشته فعالیت می کنند لذا باید از حالت روابط عمومی سنتی و محلی به سمت روابط عمومی بین المللی و جهانی حرکت کنیم.
وی تصریح کرد: آنقدر مفهوم روابط عمومی سهل و ساده انگاشته می شود که برخی مسئولان بی آنکه تخصصی در این حوزه داشته باشند کارکردهای روابط عمومی را تبیین می کنند و متناسب با آن از روابط عمومی سازمان خود توقع دارند.
این محقق افزود: این در حالی است که باید کارشناسان مربوطه و متخصصان به مدیران بگویند روابط عمومی چه معنا و چه کاربردهایی دارد و در هر سازمانی متناسب با ماهیت خدمتی آن چه نقشی ایفا می کند. تا زمانی که مخاطبان برای هر سازمانی اصالت نداشته باشند و انجام وظیفه در قبال آنان اصل اساسی یک سازمان را تشکیل ندهد، روابط عمومی نیز شکل واقعی خود را پیدا نمی کند. اینکه اطلاعات مربوط به خدمت رسانی یک سازمان به صورت کنترل شده توسط مدیران از سوی روابط عمومی منتشر شود یک اشکال بزرگ است.
وی ،ایجاد ارتباط و تعامل دوسویه بین رسانه‌ها و مسئولان یک سازمان و مخاطبان آن را از وظایف اصلی روابط عمومی یاد کرد و گفت: روابط عمومی‌ها برای ایجاد ارتباط اثر‌گذار نیاز به شناخت مخاطبان و آشنایی با علایق و تبیین ارتباط مستمر با آنان دارند تا بتوانند در مجموعه سازمانی که عهده‌دار اطلاع‌رسانی آن هستند موفق عمل کنند.
* روابط عمومی و رسانه
مدیرمسئول روزنامه آوای آزاد گفت: نقش رسانه ها و نشریات محلی در انعکاس اخبار و اقدامات نهادها و سازمان ها غیر قابل انکار است. همچنین رسانه ها می توانند در انعکاس نظرات و دیدگاه های مردم نسبت به سازمان نقش مهمی داشته باشند.
حمید قاسمی افزود: تعامل رسانه ها به عنوان بازوان روابط عمومی با سازمان ها می تواند در پیشبرد اهداف و سیاست های یک سازمان بسیار مفید باشد ولی دیدگاه مسئولین به رسانه ها نیز باید واقع بینانه باشد.
وی ادامه داد: به عنوان مثال انتشار اخبار از صدا و سیما برای روابط عمومی یک سازمان دارای اهمیت است اما از نظر صدا و سیما آن مطلب جنبه پخش ندارد و یاسایر رسانه ها نیز در قبال انتشار اخبار تقاضای رپرتاژ آگهی و دریافت حق الزحمه دارند لذا تعامل دوسویه بین روابط عمومی و رسانه ها با هم اندیشی مسئولین می تواند این مشکلات را مرتفع کند.
وی ادامه داد: بخشی از کار روابط عمومی اطلاع رسانی اقدامات و خدمات یک دستگاه اجرایی است تا باعث ایجاد امید و شادابی در جامعه شود اما چون هزینه های رسانه ای افزایش یافته نمی توان به درستی این کار را انجام داد.
* شیوه های نوین اطلاع رسانی
استفاده از ابزارها و شیوه های نوین در اطلاع رسانی یا ابزار مولتی مدیا(چندرسانه ای) بسیار حائز اهمیت است.
استفاده از شیوه های نوین مانند موشن گرافی یا اینفوگرافیک، کانالهای پیام رسان یا شیوه های پیامکی برای اطلاع رسانی و هشدارها نسبت به شیوع بیماری هایی مانند آنفلو آنزا فوق حاد پرندگان بسیار اثربخش است و می توان به سرعت از تبعات این نوع بیماری ها جلوگیری کرد.
برخی اعتبارات مربوط به عملیات اطلاع رسانی ناکافی می باشد لذا ضروری است برای نهادهایی که رسالت اورژانسی دارند اعتبارات ویژه ای برای روابط عمومی تعریف شود. اختصاص کلی یک درصد از بودجه هزینه ای هر دستگاه اجرایی به امر اطلاع رسانی بنا به رسالت و نوع آن دستگاه متفاوت است لذا نمی تواند ملاک خوبی برای هزینه کرد در این بخش باشد.
وضعیت تشکیلاتی روابط عمومی دستگاه های اجرایی باید بهبود یابد و نیروهای متخصص در آن حضور پیدا کنند. در غیر این صورت روابط عمومی نمی تواند نقش اثربخش خود را در حوزه اطلاع رسانی به خوبی ایفا کند.
* روابط عمومی و مخاطب
کارشناس روابط عمومی نیز گفت: روابط عمومی به صورت کلی و کلان در کشور جایگاه ویژه ای ندارند و در فضای سیاستگزاری سنتی دیده می شوند. به این معنا که روابط عمومی باید به کارهای تشریفات و امور مدیر رسیدگی کند.
مدیر روابط عمومی مرکز آموزشی فرهنگی سما افزود: مسائل مهم ارتباطی مردم با دستگاههای حاکمیتی به صورت جدی و دقیق مورد بررسی قرار نگرفته و بعضا زمانی روابط عمومی برای مدیران مهم جلوه داده می شود که آن سازمان در مواجهه با مساله ای مجبور به واکنش باشد.
سجاد درخشی ادامه داد: در اینکه بودجه روابط عمومی دستگاههای اجرایی پایین است تردیدی نیست اما دیدگاه مدیران ارشد نسبت به روابط عمومی نیز فارغ از نوع تولیدات رسانه ای آنها در موفقیتشان بسیار نقش دارد.
وی تصریح کرد: از سوی دیگر گاهی یک دستگاه اجرایی امکاناتی در اختیار دارد و از این طریق ارتباط مناسبی با مردم برقرار می کند اما از سوی دیگر ظرفیت های یک مجموعه و جایگاهی که در بین مردم دارد، روابط عمومی را در ایفای بهتر نقش خود یاری می دهد.
