امروزه دانش روابط عمومی در کشورهای توسعه‌یافته نه فقط یک واحد و جزئی اداری از یک نهاد یا دستگاه، بلکه یک واحد پژوهشگر و با نفوذ در جامعه هدف است که روی تصمیم سازی های کلی سازمانی و نهادی و تدابیر مدیران تاثیر می‌گذارد.
به عبارت دیگر روابط عمومی‌ها عناصر اصلی تمام واحدهای یک مجموعه محسوب می‌شوند.
Public Relations دانشی است که هدف آن همانطور که از نامش بر می‌آید، ایجاد اتصال مفید و اثربخش بین یک مجموعه با جامعه هدف، بر اساس تحلیل داده‌های جمع آوری شده از یک نهاد و همچنین مخاطبان است.
روابط عمومی ها برای موفقیتشان مجبورند تا با شناسایی خواسته‌ها، سلایق و انتقادهای جامعه هدف آن مجموعه یا نهاد اقداماتی بر اساس نظام ارتباطات تعیین شده انجام دهند. بر همین اساس روابط عمومی‌ها در نقطه‌ای بین جامعه و هر نهاد قرار دارند و باید در مسیری قدم پیش بروند که منافع مشترک هر دو طرف را تأمین کند.
موفقیت روابط عمومی ها در گرو درک مناسب از مردم و فرهنگ آن منطقه است
شناخت و درک مناسب از جنس جغرافیایی، فرهنگی و انسانی منطقه توسط روابط عمومی ها ضروری است و با درک مناسب باید در مخاطب شناسی مطالعات لازم را داشته باشد.
در واقع روابط عمومی های نهادها و ادارات آینه عملکرد و چشم بینای آن مجموعه به حساب می آیند که تاثیر بسیاری در تصمیم سازی و تدابیر مدیران سازمان ها و موفقیت آنان دارند.
روابط عمومی موفق روابط عمومی است که در انعکاس واقعیات بدون کم و کاست در جهت تنویر و تبیین اهداف و عملکردهای مجموعه ذی ربط به جامعه و همچنین انعکاس بازتاب عملکرد سازمان در جامعه بصورت متقابل به مسئولین تمام تلاش خود را بنماید.
روابط عمومی ها به عنوان پل ارتباطی مدیران، مردم و رسانه ها باید فعالیت موثری داشته باشند تا جامعه از روند كاری خادمان خود در ادارات تا حدودی آگاه شود البته بیشتر مردم از حوزه روابط عمومی و وظایفی که دارند مطلع نیستند و این ضعف روابط عمومی‌ها است.
روابط عمومی زمانی موفق است که بتواند پیامش را برای فرستادن به بهترین شیوه ممکن تبیین و آراسته کرده و بر اساس سلیقه مخاطب چینش کند و از آن مهمتر آن است که پیامی که از مخاطب دریافت می‌کند را در هر سطح و موقعیتی به بهترین شکل ممکن شفاف، واضح و صادقانه به سیستم خودش منتقل سازد.
استفاده از ابزارهای ارتباطی نوین از جمله شبکه های اجتماعی برای روابط عمومی ها گریز ناپذیر است.
البته اگر روابط عمومی‌ها همه ابزارهای نوین ارتباطی و الکترونیکی را در اختیار داشته باشند ولی مهارت و راهبرد استفاده مناسب در زمان، مکان و شناخت مخاطب را نداشته باشند و همچنان به تفکر سنتی پایبند باشند، هیچ‌گاه به یک روابط عمومی بروز و وفق تبدیل نمی‌شوند.
همه ما امروزه شاهد پیشرفت سریع فناوری و همه گیرشدن استفاده از فناوری های نوین هستیم، اگر بخواهیم همچنان از روش و تفکر سنتی برای اطلاع رسانی استفاده کنیم بی شک نمی توانیم در دنیای ارتباطات جایی برای خود داشته باشیم.
گزارش تحقیقات نشان می دهند مردم تنها ۴ درصد از اطلاعات مورد نیاز خود را از طرق رسانه های مکتوب، ۲۴ درصد صدا و سیما و ۷۲ درصد از طریق شبکه های اجتماعی گوشی و سیستم کامپیوتری اطلاعات کسب می کنند.
اهمیت درک این موضوع این موضوع برای روابط عمومی ها به عنوان نهادهای اطلاع رسانی باید دوچندان باشد. البته ضعف هایی در این زمینه وجود دارد برخی باوجود داشتن این ابزار، دانش استفاده از آن را ندارند و برخی با وجود داشتن این دانش یا ابزار را ندارند و یا هنوز به تفکر و روش سنتی پایبند هستند.
پرواضح است که ابزارهای نوین اطلاع رسانی امری است که شیوه های سنتی انتقال اخبار و اطلاعات توان مقابله با آن را ندارند، در واقع سرعت انتقال اخبار و اطلاعات در دنیای امروز به حدی بالا است که عمر یک خبر را بسیار کوتاه کرده و هر اتفاقی در هر نقطه از جهان به سرعت و در مدت چند دقیقه به کل دنیا مخابره می شود.
شفاف سازی اطلاعات و عملکرد های سازمان ها و تامین مطالبات موردنیاز مخاطبان با ابزارهای نوین همواره باید مد نظر روابط عمومی ها قرار گیرد.
? به قلم: سید ذبیح اله امام زاده
